8 clés pour transformer vos entretiens en moments stratégiques, booster vos équipes et votre entreprise :
- Préparez chaque entretien comme s’il était le plus important de l’année ;
- Posez les bonnes questions pour faire émerger les solutions ;
- Écoutez 80% du temps, parlez 20% ;
- Laissez vos collaborateurs proposer leurs idées d’amélioration ;
- Reformulez systématiquement pour valider la compréhension ;
- Fixez ensemble des objectifs clairs, mesurables (SMARTE – le E n’est pas une erreur, il fait référence à l’écologie du collaborateur) ;
- Convenez ensemble du suivi des actions dans un tableau de bord qui permet de suivre l’avancement des actions décidées ensemble.
Si cette année, vous décidiez d’aborder les entretiens non comme des formalités administratives mais comme des moments privilégiés pour aligner vos équipes sur la vision de l’entreprise… D’ailleurs, diffusez-vous la vision de votre entreprise auprès de vos collaborateurs ?
Plus vous investissez du temps dans la préparation de ces entretiens, plus vos collaborateurs se sentent valorisés et impliqués.
La 8ème clé : adoptez une posture de coach plutôt que de chef. Rappelez-vous que vos équipes ont souvent les solutions, elles attendent juste le bon moment et l’espace pour les partager. Si vous utilisez ces 8 clés, vos collaborateurs seront plus engagés, plus autonomes et plus performants.
Depuis plus de 25 ans que j’œuvre dans les RH, j’en ai entendu de toutes sortes lorsque se profile la période des entretiens. Et je ne parle pas de ce que j’ai pu lire. Je pourrais écrire un livre : « Les perles des entretiens ou comment flinguer sa marque employeur et faire fuir les talents »
Soyons honnêtes ─ nous sommes entre nous ─. La période des entretiens, quels qu’ils soient, peut être vécue comme un moment de stress, une perte de temps, une obligation qui s’ajoute, voire pour certains comme une corvée dont il convient de se « débarrasser » au plus vite.
Et pourtant, il s’agit d’une période magique pour vous, dirigeant, pour vos managers, pour vos collaborateurs, sous réserve :
- de comprendre la puissance de ces outils ;
- de se saisir de la magie de ces moments précieux de partages, d’échanges
- d’être formé, mais vraiment bien formé, à l’art du questionnement et de l’écoute.
J’ai choisi de faire un focus sur les entretiens professionnels et forfait- jours qui sont des moments-clés dans la gestion des ressources humaines. Je vous propose une approche inspirée du coaching pour transformer ces obligations en opportunités de dialogue constructif et de responsabilisation des collaborateurs.
1. COMPRENDRE L’OBJECTIF DES ENTRETIENS
Ce sujet est abordé précisément dans les précédents articles.
- L’entretien professionnel vise à échanger sur les perspectives d’évolution du salarié, ses compétences, et ses besoins en formation. Il doit permettre d’aligner les aspirations du collaborateur avec les besoins de l’entreprise.
- L’entretien forfait- jours, quant à lui, permet d’évaluer la charge de travail, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle (dont le droit à la déconnexion), et le respect des temps de repos.
Ce sont donc des outils stratégiques pour renforcer l’engagement et l’autonomie des collaborateurs. Ce sont aussi des occasions de découvrir des talents non exprimés et qui ne sont pas optimisés au sein de votre entreprise.
2. PRÉPARER L’ENTRETIEN : LA CLÉ DU SUCCÈS
L’essentiel vous a été partagé dans l’article «L’entretien professionnel, LE rendez-vous essentiel à assurer !» de Morgane.
Une bonne préparation de votre part, de la part de vos managers et de vos collaborateurs fait toute la différence. La durée de l’entretien est réduite sans que cela nuise à la qualité des échanges. Avez-vous déjà pensé à former vos collaborateurs à préparer leur entretien ? Non ? C’est dommage, vous passez à côté de l’opportunité de gagner en efficacité et en sérénité, et de valoriser votre marque employeur.
Venons à l’essentiel : comment adopter une posture de dirigeant coach ?
3. ADOPTER UNE POSTURE DE DIRIGEANT-COACH
Pour tirer le meilleur parti des entretiens, adoptez une approche bienveillante et structurée inspirée du coaching.
3.1 L’art du questionnement
En effet, questionner avec pertinence votre collaborateur vous permet de comprendre le sens profond d’un besoin exprimé par ce dernier. Un simple « pourquoi ? » ouvre la porte à un dialogue nourri. Un « comment ? » lève un doute ou un malentendu. Ainsi, questionner vous aide à glaner de précieuses informations, des confirmations, etc.
Mais questionnez les FAITS, et rien que les FAITS ! Échangez sur la situation et rien que la situation. Rappelez-vous la formule de Jacques SALOMÉ : « Le Tu tue », il tue le dialogue, il tue la relation, il tue la confiance et il déclenche le conflit.
Souvenez-vous que la personne est un être (l’être) qui génère une multitude de comportements (le faire). Elle n’est donc pas le comportement.
Par exemple, votre collaborateur a refusé d’aider un collègue. Dans cette situation, il n’a pas pu (ou voulu) aider. C’est un fait, son comportement à un instant t, cela ne fait pas de lui une personne égoïste ou qu’il n’a pas l’esprit d’équipe.
En restant focus sur les faits, vous évitez les généralisations.
Cela étant posé, abordons les différents types de questions qui peuvent vous aider pendant vos entretiens.
On rencontre 5 grands types de questions, chacun ayant un intérêt particulier :
3.1 La reformulation : un outil puissant qui démontre votre juste compréhension
Utilisez différentes techniques de reformulation pour clarifier les propos du salarié et montrer que vous êtes à son écoute :
À ce stade, vous disposez d’outils puissants.
Apprenez à les utiliser tout en développant votre écoute active.
Votre mission est d’encourager l’autonomie de vos collaborateurs.
A cette fin, menez vos collaborateurs à identifier eux-même des solutions :
- « Comment pensez-vous pouvoir améliorer cette situation ? »
- « Comment l’entreprise pourrait vous accompagner dans ce projet ? »
- « Quels moyens ou formations pourraient vous aider à atteindre vos objectifs ? »
- « Qu’avez-vous déjà mis en place pour pallier ce besoin ou cette difficulté ? »
Cette démarche responsabilise le salarié tout en renforçant sa motivation.
4. TRANSFORMER L’ENTRETIEN EN LEVIER STRATÉGIQUE
Un entretien réussi ne s’arrête pas à ce temps d’échange et de dialogue :
- Formalisez les décisions prises (formations, objectifs, projets) et fixez un échéancier réaliste.
- Assurez un suivi régulier afin de vérifier la mise en œuvre des actions programmées.
En conclusion, si ces pratiques vous semblent nouvelles ou complexes, envisagez une formation ou un accompagnement. Cela vous permet d’acquérir les outils nécessaires pour mener ces échanges avec sérénité et efficacité.
En adoptant une posture d’écoute active et en structurant vos entretiens autour d’un dialogue constructif, vous transformez ces moments en opportunités précieuses pour développer les compétences de vos collaborateurs tout en renforçant la performance globale de votre entreprise.