Accueillir un nouveau collaborateur ne commence pas le jour de son arrivée, mais bien en amont : c’est tout l’enjeu du préboarding. Cette phase stratégique permet une intégration fluide, efficace et rassurante. Pour les dirigeants de TPE et PME, bien préparer cette étape, c’est gagner en efficacité, en engagement et en image employeur. Voici un guide clair pour ne rien laisser au hasard.

1. Planifier l’arrivée du collaborateur en amont

• Dès la validation de l’embauche :

  • Fixez une date d’arrivée et organisez une première réunion d’accueil.
  • Élaborez un planning d’intégration : qui doit-il rencontrer ? Quelles seront ses premières missions ? Faut-il prévoir des formations spécifiques ?
  • Prévoyez dans votre agenda des temps de suivi pour faire régulièrement le point avec lui. Ces rendez-vous renforcent le lien et facilitent la prise de poste.

2. Informer et impliquer l’équipe

• Le préboarding ne concerne pas uniquement le nouvel arrivant : l’équipe aussi doit être mobilisée. Son implication est essentielle pour créer une dynamique d’accueil positive :

  • Annoncez l’arrivée du nouveau collaborateur lors d’une réunion ou par un message interne.
  • Organisez un moment informel (petit-déjeuner, déjeuner, café d’équipe) pour favoriser la première prise de contact.
  • Désignez un mentor ou référent pour l’accompagner durant ses premières semaines.

3. Préparer le matériel et les accès

• Une intégration technique ratée donne une mauvaise première impression. Pour éviter ce faux départ :

  • Préparez le poste de travail : ordinateur, téléphone, logiciels installés.
  • Vérifiez que tous les accès sont fonctionnels : messagerie, outils métiers, VPN, badge d’entrée.
  • Anticipez les besoins spécifiques liés à son poste (fournitures, équipement ergonomique, espace dédié).

4. Créer du lien avant le premier jour

• La clé du préboarding, c’est de créer un lien avant même que le collaborateur n’entre dans l’entreprise :

  • Envoyez un message de bienvenue avec des informations pratiques : horaires, code vestimentaire, contacts clés, plan d’accès.
  • Partagez un livret d’accueil ou guide d’intégration présentant l’entreprise, ses valeurs et son histoire.
  • Incitez les membres de l’équipe à lui envoyer un petit mot d’accueil ou une courte vidéo de présentation.

5. Pourquoi le préboarding est un levier stratégique pour les TPE et PME

Anticiper l’intégration, c’est investir dans la réussite à long terme. Le préboarding réduit le stress, accélère l’autonomie, améliore l’engagement du salarié et favorise la rétention. Il contribue également à renforcer votre image employeur : une intégration bien préparée sera partagée positivement, notamment sur les réseaux professionnels.

En tant que dirigeant de TPE ou PME, miser sur un préboarding structuré permet aussi de valoriser votre entreprise face aux talents. Il constitue un avantage différenciant dans un marché de l’emploi tendu.

3. Ne pas négliger les aspects juridiques du préboarding

Le préboarding inclut également une dimension réglementaire : préparation des documents contractuels, déclaration préalable à l’embauche, accès aux formations obligatoires, etc. Respecter ce cadre vous évite des erreurs administratives et garantit une transition conforme.

👉 Pour en savoir plus sur les obligations légales à respecter, découvrez notre fiche juridico-pratique dédié aux formalités liées à l’embauche.

L’équipe de ART’MONIE IMPULS accompagne depuis plus de 10 ans, les entreprises à mettre en place et structurer l’intégration des nouveaux collaborateurs, pour créer un environnement propice à la réussite, à l’engagement et à la fidélisation des talents. Prenons le temps d’un échange